Categoria: Software

As vantagens de digitalizar documentos na sua empresa

Com a crescente busca das empresas por tecnologias que melhorem os processos e os resultados, é cada vez mais comum que utilizem os serviços de digitalização.

O principal objetivo é tornar tudo mais ágil, simples e eficiente.

Em toda empresa, o volume de documentos é sempre grande. Por isso, é preciso gerir essas informações através de muita organização e segurança.

A Digitalização de Documentos é a transformação de documentos físicos em digitais. Esse processo é de grande relevância para a Gestão da Informação, onde é possível manter os documentos seguros e disponíveis para serem acessados de maneira mais rápida e fácil quando necessário.

Conheça as principais vantagens:

1. Redução de gastos

O custo muito acaba ficando alto e baixa eficiência por se trabalhar com xerox, remessas de cartas, fotocópias e até mesmo post its.

Ao adotar a redução de papel nas empresas tem-se uma diminuição relevante dos custos operacionais do negócio.

Você deve otimizar processos e serviços que podem ser feitos a um custo menor através de um gerenciador de documentos virtual.

2. Otimização do tempo

Diminuir o consumo de fotocópias no ambiente corporativo resulta em mais eficiência e processos intuitivos e ágeis, o que na prática significa lucro.

O tempo que é gasto cuidando da gestão e localização de registros físicos é um desperdício de produtividade de um funcionário que poderia estar trabalhando em questões estratégicas para o negócio.

A otimização do tempo precisa ser primordial em qualquer organização que quer se manter num mercado competitivo e dinâmico.

No entanto, as barreiras que os documentos impressos colocam diariamente comprometem o cumprimento de prazos, geram retrabalho e perda desnecessária de tempo.

3. Redução da burocracia

Processos burocráticos são os maiores entraves na rotina de uma empresa. Muitos desses são externos à companhia, como relações com o governo ou outras instituições, mas na maioria das vezes a burocracia é criada e alimentada internamente sem que os empregados percebam.

4. Banco de dados

Criar um banco de dados confiável é um diferencial das empresas que dominam o seu segmento de mercado, sendo o melhor investimento que uma empresa pode fazer para o seu crescimento.

Os bancos de dados concentram todas as informações referentes a um determinado produto ou pessoa. Se aplicada a estratégia correta é possível criar o cruzamento de dados ricos que podem prover informações valiosas aos gestores.

É possível ver a situação de seus clientes, funcionários e mercado de várias maneiras.

A facilidade para se buscar informações é muito maior.

5. Sua empresa focada na sustentabilidade

Sustentabilidade é uma vantagem agregada e um ótimo motivo para decidir de uma vez por todas sobre a digitalização de documentos.

Apesar de nem sempre as empresas focarem de fato na sustentabilidade quando se decidem por realizar uma modernização, ainda assim é importante.

Além de colaborar diretamente com o meio ambiente é um ponto muito favorável e agregará muito ao seu cliente.

6. Conformidade com auditoria

A digitalização de documentos torna mais ágil e fácil para sua empresa cumprir suas obrigações legais e regulamentares.

Os arquivos digitais podem ser organizados, indexados e produzidos rapidamente para atender às demandas de auditoria.

7. Melhor segurança de dados

Os documentos digitalizados podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados de forma segura na nuvem.

Você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e rastrear toda a atividade do arquivo.

8. Ganhe mais espaço

O uso de espaços para armazenar documentos físicos é dispendioso.

A digitalização de documentos ajuda na liberação de espaço no escritório, sendo usado para a geração de mais receita para a sua empresa.

Milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor ao invés de ocupar espaço em arquivos volumosos.

9. Acesse mais facilmente as informações

Com as informações digitalizadas, o acesso aos documentos fica mais fácil e ágil.

Por estarem centralizados, são mais fáceis de localizar em uma busca, diminuindo o tempo de procura por informações quando necessário. Além disso, é possível acessá-los remotamente, já que não estão localizados fisicamente na empresa.

Gostou do Artigo?

Então venha digitalizar sua empresa conosco!

Digitalize sua empresa já!

Fontes de Pesquisa:

Benefícios da Digitalização para o seu Negócio. Guard Well Assessoria Documental. Disponível em: <https://www.guardwell.com.br/beneficios-da-digitalizacao-para-o-seu-negocio/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

Quais as vantagens da digitalização de documentos para as empresas? Flash Expense, 2018. Disponível em: <https://expenseon.com/gestao-de-despesas/vantagens-digitalizacao-de-documentos/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

10 benefícios em digitalizar documentos. RPortal. Disponível em: <https://rportal.com.br/beneficios-digitalizar-documentos/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

Digitalização de documentos: guia completo para realizar esse processo. Value Host, 2020. Disponível em: <https://www.valuehost.com.br/blog/digitalizacao-de-documentos//>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.