Categoria: Security

vista-de-angulo-superior-do-web-designer-masculino-no-trabalho_1098-20534
DigitalSecuritySoftware
As vantagens de digitalizar documentos na sua empresa

As vantagens de digitalizar documentos na sua empresa

Com a crescente busca das empresas por tecnologias que melhorem os processos e os resultados, é cada vez mais comum que utilizem os serviços de digitalização.

O principal objetivo é tornar tudo mais ágil, simples e eficiente.

Em toda empresa, o volume de documentos é sempre grande. Por isso, é preciso gerir essas informações através de muita organização e segurança.

A Digitalização de Documentos é a transformação de documentos físicos em digitais. Esse processo é de grande relevância para a Gestão da Informação, onde é possível manter os documentos seguros e disponíveis para serem acessados de maneira mais rápida e fácil quando necessário.

Conheça as principais vantagens:

  1. Redução de gastos

O custo muito acaba ficando alto e baixa eficiência por se trabalhar com xerox, remessas de cartas, fotocópias e até mesmo post its.

Ao adotar a redução de papel nas empresas tem-se uma diminuição relevante dos custos operacionais do negócio.

Você deve otimizar processos e serviços que podem ser feitos a um custo menor através de um gerenciador de documentos virtual.

  1. Otimização do tempo

Diminuir o consumo de fotocópias no ambiente corporativo resulta em mais eficiência e processos intuitivos e ágeis, o que na prática significa lucro.

O tempo que é gasto cuidando da gestão e localização de registros físicos é um desperdício de produtividade de um funcionário que poderia estar trabalhando em questões estratégicas para o negócio.

A otimização do tempo precisa ser primordial em qualquer organização que quer se manter num mercado competitivo e dinâmico.

No entanto, as barreiras que os documentos impressos colocam diariamente comprometem o cumprimento de prazos, geram retrabalho e perda desnecessária de tempo.

  1. Redução da burocracia

Processos burocráticos são os maiores entraves na rotina de uma empresa. Muitos desses são externos à companhia, como relações com o governo ou outras instituições, mas na maioria das vezes a burocracia é criada e alimentada internamente sem que os empregados percebam.

  1. Banco de dados

Criar um banco de dados confiável é um diferencial das empresas que dominam o seu segmento de mercado, sendo o melhor investimento que uma empresa pode fazer para o seu crescimento.

Os bancos de dados concentram todas as informações referentes a um determinado produto ou pessoa. Se aplicada a estratégia correta é possível criar o cruzamento de dados ricos que podem prover informações valiosas aos gestores.

É possível ver a situação de seus clientes, funcionários e mercado de várias maneiras.

A facilidade para se buscar informações é muito maior.

  1. Sua empresa focada na sustentabilidade

Sustentabilidade é uma vantagem agregada e um ótimo motivo para decidir de uma vez por todas sobre a digitalização de documentos.

Apesar de nem sempre as empresas focarem de fato na sustentabilidade quando se decidem por realizar uma modernização, ainda assim é importante.

Além de colaborar diretamente com o meio ambiente é um ponto muito favorável e agregará muito ao seu cliente.

  1. Conformidade com auditoria

A digitalização de documentos torna mais ágil e fácil para sua empresa cumprir suas obrigações legais e regulamentares.

Os arquivos digitais podem ser organizados, indexados e produzidos rapidamente para atender às demandas de auditoria.

  1. Melhor segurança de dados

Os documentos digitalizados podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados de forma segura na nuvem.

Você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e rastrear toda a atividade do arquivo.

  1. Ganhe mais espaço

O uso de espaços para armazenar documentos físicos é dispendioso.

A digitalização de documentos ajuda na liberação de espaço no escritório, sendo usado para a geração de mais receita para a sua empresa.

Milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor ao invés de ocupar espaço em arquivos volumosos.

  1. Acesse mais facilmente as informações

Com as informações digitalizadas, o acesso aos documentos fica mais fácil e ágil.

Por estarem centralizados, são mais fáceis de localizar em uma busca, diminuindo o tempo de procura por informações quando necessário. Além disso, é possível acessá-los remotamente, já que não estão localizados fisicamente na empresa.

Gostou do Artigo?

Então venha digitalizar sua empresa conosco!

SFactory

Digitalize sua empresa já!

Fontes de Pesquisa:

Benefícios da Digitalização para o seu Negócio. Guard Well Assessoria Documental. Disponível em: <https://www.guardwell.com.br/beneficios-da-digitalizacao-para-o-seu-negocio/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

Quais as vantagens da digitalização de documentos para as empresas? Flash Expense, 2018. Disponível em: <https://expenseon.com/gestao-de-despesas/vantagens-digitalizacao-de-documentos/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

10 benefícios em digitalizar documentos. RPortal. Disponível em: <https://rportal.com.br/beneficios-digitalizar-documentos/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

Digitalização de documentos: guia completo para realizar esse processo. Value Host, 2020. Disponível em: <https://www.valuehost.com.br/blog/digitalizacao-de-documentos//>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.

Security
Sua empresa está segura?

Sua empresa está segura?

Pesquisa aponta que cresce a preocupação com roubo de informações, como o CPF, e que a maioria já foi alvo de ataques cibernéticos.

Uma pesquisa encomendada pela Mastercard ao Instituto Datafolha revelou que, apesar de 92% dos brasileiros saberem que as empresas com as quais interagem guardam algum tipo de informação sobre seus hábitos de consumo e lazer, eles temem pela segurança de seus dados no ambiente digital. Em uma escala de 1 a 10 em que 10 é muito seguro, 5,1 é a nota média dada para o quanto os entrevistados consideram que suas informações estão seguras na internet. As redes sociais foram consideradas os ambientes menos confiáveis, enquanto hospitais, clínicas de exames médicos, escolas e faculdades são as instituições em que os pesquisados mais confiam.

O levantamento, que foi realizado com o objetivo de mensurar o nível de preocupação e segurança dos consumidores dentro dos ambientes de trocas de dados e informações, mostrou que apenas 13% avaliam que seus dados estão muito seguros e para 21% eles estão inseguros.

Quase 70% dos entrevistados sabem que quando acessam uma rede social, compram pela internet ou fazem transações financeiras online os dados ficam armazenados por essas empresas e podem ser úteis para direcionar melhor ofertas, benefícios e monitorar hábitos de consumo. “A utilização de serviços digitais foi alavancada pela pandemia do novo coronavírus. Ao mesmo tempo, cresceram também os golpes, fraudes e ataques cibernéticos contra pessoas e empresas. Por isso, a segurança digital ganhou ainda mais relevância para consumidores e organizações e será um aspecto crítico para o futuro. Investir em segurança sempre foi uma premissa da Mastercard e, como empresa de tecnologia, temos soluções completas que vão além do cartão e podem contribuir ativamente com as estratégias de negócios de empresas de diferentes setores e todos os tamanhos”, afirma Estanislau Bassols, Gerente Geral da Mastercard.

A pesquisa revelou ainda que o medo de ataques cibernéticos é alto, 73% do público informou já ter sofrido algum tipo de ameaça digital como recebimento de mensagens falsas de empresas e senhas roubadas. Por isso, muitos dos entrevistados adotam medidas adicionais de segurança. Mais de 80% disseram que evitam clicar em links suspeitos enquanto 75% evitam utilizar redes públicas de wi-fi e 64% possuem senhas diferentes para cada conta ou aplicativo.

A SFAC visa a segurança de informações como essencial para evitar prejuízos e transtorno, por isso vamos dar algumas dicas:

  • Use Credenciais de Acesso.
  • Sempre que disponível, ative a autenticação em duas etapas.
  • A senha é pessoal e intransferível, não a divulgue e nem compartilhe.
  • Não escreva sua senha em local público ou de fácil acesso.
  • Cuidado ao digitar a sua senha com alguém por perto, principalmente olhando para o seu teclado.
  • Certifique-se sempre de não estar sendo observado ao digitar a sua senha.
  • Feche sua sessão (logout) ao acessar sites que requeiram o uso de senhas, principalmente ao usar equipamentos compartilhados.
  • Nunca use dados pessoais ou sequências de teclado como senha.
  • Tente criar senhas fortes contendo letras (maiúsculas e minúsculas), números aleatórios e caracteres especiais, de pelo menos 10 (dez) dígitos.
  • Evite usar a mesma senha para cadastro e acesso aos sistemas.
  • Tente mudar suas senhas regularmente, principalmente se acessar sistemas em dispositivos que são utilizados por várias pessoas.
  • Caso desconfie que sua senha tenha sido descoberta, vazada ou usada em um equipamento invadido ou infectado, altere-a imediatamente.
  • Use conexões seguras (https) quando o acesso a um site, envolver o fornecimento de credenciais de acesso.
  • Use criptografia. A utilização de criptografia é uma das defesas de base para os dados sensíveis e, aliás, para quaisquer arquivos armazenados digitalmente. Quando está criptografado, o arquivo só pode ser lido se a máquina do usuário tiver a mesma chave utilizada no protocolo de proteção.

Gostou do Artigo?

Então venha digitalizar sua empresa conosco!

SFactory

Digitalize sua empresa já!

Sobre

Somos uma empresa de tecnologia com foco em desenvolvimento de sistemas de qualidade, robustez e segurança.

Contato

  • Endereço:
    Avenida das Américas, 4200, Bloco 01 - Sala 305, Centro Empresarial Barra Shopping, 22640-907, Barra da Tijuca, Rio de Janeiro, RJ, Brasil

  • Telefone:
    +55 21 3609-1320

  • E-mail:
    contato@sfacsolutions.com