As vantagens de digitalizar documentos na sua empresa
Com a crescente busca das empresas por tecnologias que melhorem os processos e os resultados, é cada vez mais comum que utilizem os serviços de digitalização.
O principal objetivo é tornar tudo mais ágil, simples e eficiente.
Em toda empresa, o volume de documentos é sempre grande. Por isso, é preciso gerir essas informações através de muita organização e segurança.
A Digitalização de Documentos é a transformação de documentos físicos em digitais. Esse processo é de grande relevância para a Gestão da Informação, onde é possível manter os documentos seguros e disponíveis para serem acessados de maneira mais rápida e fácil quando necessário.
Conheça as principais vantagens:
- Redução de gastos
O custo muito acaba ficando alto e baixa eficiência por se trabalhar com xerox, remessas de cartas, fotocópias e até mesmo post its.
Ao adotar a redução de papel nas empresas tem-se uma diminuição relevante dos custos operacionais do negócio.
Você deve otimizar processos e serviços que podem ser feitos a um custo menor através de um gerenciador de documentos virtual.
- Otimização do tempo
Diminuir o consumo de fotocópias no ambiente corporativo resulta em mais eficiência e processos intuitivos e ágeis, o que na prática significa lucro.
O tempo que é gasto cuidando da gestão e localização de registros físicos é um desperdício de produtividade de um funcionário que poderia estar trabalhando em questões estratégicas para o negócio.
A otimização do tempo precisa ser primordial em qualquer organização que quer se manter num mercado competitivo e dinâmico.
No entanto, as barreiras que os documentos impressos colocam diariamente comprometem o cumprimento de prazos, geram retrabalho e perda desnecessária de tempo.
- Redução da burocracia
Processos burocráticos são os maiores entraves na rotina de uma empresa. Muitos desses são externos à companhia, como relações com o governo ou outras instituições, mas na maioria das vezes a burocracia é criada e alimentada internamente sem que os empregados percebam.
- Banco de dados
Criar um banco de dados confiável é um diferencial das empresas que dominam o seu segmento de mercado, sendo o melhor investimento que uma empresa pode fazer para o seu crescimento.
Os bancos de dados concentram todas as informações referentes a um determinado produto ou pessoa. Se aplicada a estratégia correta é possível criar o cruzamento de dados ricos que podem prover informações valiosas aos gestores.
É possível ver a situação de seus clientes, funcionários e mercado de várias maneiras.
A facilidade para se buscar informações é muito maior.
- Sua empresa focada na sustentabilidade
Sustentabilidade é uma vantagem agregada e um ótimo motivo para decidir de uma vez por todas sobre a digitalização de documentos.
Apesar de nem sempre as empresas focarem de fato na sustentabilidade quando se decidem por realizar uma modernização, ainda assim é importante.
Além de colaborar diretamente com o meio ambiente é um ponto muito favorável e agregará muito ao seu cliente.
- Conformidade com auditoria
A digitalização de documentos torna mais ágil e fácil para sua empresa cumprir suas obrigações legais e regulamentares.
Os arquivos digitais podem ser organizados, indexados e produzidos rapidamente para atender às demandas de auditoria.
- Melhor segurança de dados
Os documentos digitalizados podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados de forma segura na nuvem.
Você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e rastrear toda a atividade do arquivo.
- Ganhe mais espaço
O uso de espaços para armazenar documentos físicos é dispendioso.
A digitalização de documentos ajuda na liberação de espaço no escritório, sendo usado para a geração de mais receita para a sua empresa.
Milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor ao invés de ocupar espaço em arquivos volumosos.
- Acesse mais facilmente as informações
Com as informações digitalizadas, o acesso aos documentos fica mais fácil e ágil.
Por estarem centralizados, são mais fáceis de localizar em uma busca, diminuindo o tempo de procura por informações quando necessário. Além disso, é possível acessá-los remotamente, já que não estão localizados fisicamente na empresa.
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Fontes de Pesquisa:
Benefícios da Digitalização para o seu Negócio. Guard Well Assessoria Documental. Disponível em: <https://www.guardwell.com.br/beneficios-da-digitalizacao-para-o-seu-negocio/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.
Quais as vantagens da digitalização de documentos para as empresas? Flash Expense, 2018. Disponível em: <https://expenseon.com/gestao-de-despesas/vantagens-digitalizacao-de-documentos/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.
10 benefícios em digitalizar documentos. RPortal. Disponível em: <https://rportal.com.br/beneficios-digitalizar-documentos/>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.
Digitalização de documentos: guia completo para realizar esse processo. Value Host, 2020. Disponível em: <https://www.valuehost.com.br/blog/digitalizacao-de-documentos//>. Acesso em: 23 de mai. de 2022.